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中小企業(yè)采購管理存在這些問題，是時候要改進了

 

在市場競爭日益激烈的環(huán)境下，中小企臨著難以適應的問題。采購方式落后是其管理上的諸多問題之一。

 

采購是企業(yè)的成本核心，又是企業(yè)發(fā)展伙伴關(guān)系的重要途徑，當今采購不再是簡單的物資購買活動，而應當上升為經(jīng)營戰(zhàn)略關(guān)系。

 

企業(yè)采購管理的目的就是要選擇合適的供應商(Right Supplier)，在確保合適的品質(zhì)下(Right Qual)，與合適的時間(Right Time)，以合適的價格(Right Price)，購入合適數(shù)量的商品(Right Quant)，使得企業(yè)能夠以相對較低的成本生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品來滿足市場需求。

 

走出傳統(tǒng)采購管理的認識誤區(qū)，完善企業(yè)的采購管理體制、優(yōu)化采購模式，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，是中小企業(yè)在全球化、信息化市場經(jīng)濟競爭中賴以生存，謀求發(fā)展壯大的必然趨勢。

 

激烈的市場競爭使得中小企業(yè)面臨的壓力也越來越大，采購過程中存在的問題并找出相應對策,提高采購管理水平,降低企業(yè)成本,是中小企業(yè)迫切需要解決的問題。

 

在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中，公司管理當局越來越注重財務管理和財務運作的有效性，中小企業(yè)不像大型企業(yè)和連鎖企業(yè)那樣擁有雄厚的資金和技術(shù)實力，通常也缺乏良好的供應鏈關(guān)系，資本單薄，信譽度偏低，給中小企業(yè)采購帶來了諸多風險。

 

但中小企業(yè)依然可以采取有效措施來控制和分散風險，降低采購成本。筆者通過剖析中小企業(yè)采購現(xiàn)狀，對中小企業(yè)采購風險進行了分析，并提出了中小企業(yè)采購風險控制策略。

 

一、中小企業(yè)采購特點 

 

現(xiàn)階段，就我國中小企業(yè)而言，在采購中通常表現(xiàn)出以下特點：

 

1、采購規(guī)模有限

 

中小企業(yè)規(guī)模小，資金有限，采購規(guī)模普遍不大。據(jù)統(tǒng)計，多數(shù)中小企業(yè)，年采購規(guī)模主要集中在50—100萬元和500—1000萬元人民幣。

 

2、價格敏感性強

 

中小型企業(yè)因其資金匱乏、企業(yè)生存也不太穩(wěn)定，管理者對采購成本的控制比大型企業(yè)更為嚴格，普遍注重短期投資回報率，對采購物資價格非常敏感。

 

3、采購決定權(quán)力較為集中，流程簡捷

 

中小企業(yè)大多為民營及私營企業(yè)，管理層次較少，在物資采購問題上多數(shù)采取集權(quán)控制，即通常由企業(yè)主要負責人操控采購決定權(quán)，且采購計劃時間多集中在年末歲首。中小企業(yè)采購流程隨機而簡捷，通常是由業(yè)務部門先提出申請，采購人員填報年度或臨時采購預算計劃，報主管領(lǐng)導、公司領(lǐng)導審批后實施。

 

4、采購中體現(xiàn)出較強的個性化需求

 

中小企業(yè)由于存在著行業(yè)、地域及管理水平上的差異，不同行業(yè)、不同規(guī)模的企業(yè)在不同發(fā)展階段，對采購物資的需求情況是不一樣的。每個單位都有不同的采購管理模式和不同的采購流程，在采購中一般都要求實用性和靈活性。

 

5、采購信息渠道多樣

 

中小企業(yè)獲取采購信息的渠道隨著信息化時代的到來，已經(jīng)變得越來越多，不僅通過上門推銷及媒體廣告等傳統(tǒng)方式了解采購產(chǎn)品信息，還通過網(wǎng)絡、展會等渠道獲取信息。目前，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)越來越成為中小企業(yè)獲取采購信息的主要渠道。

 

 二、中小制造企業(yè)采購存在的問題

 

1.單次采購數(shù)量少、批次多

 

中小制造企業(yè)根據(jù)顧單進行產(chǎn)品設計，組織原材料采購和生產(chǎn)，受企業(yè)規(guī)銷售額、資金的限制，企業(yè)采購較為謹慎，采購方式比較零散，無法獲得規(guī)模采購帶來的效益。

 

2.采購流程模式僵化，采購審批手續(xù)繁瑣，采購監(jiān)控難以到位

 

目前中小制造企業(yè)普遍采用的采購流程特點是:(1)采購流程從訂單開始，涉及供應、倉儲、財務、質(zhì)量檢驗和生產(chǎn)、銷售、運輸?shù)雀鞑块T，將采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統(tǒng)籌劃、又導致手續(xù)繁瑣，工作效率低下。(2)各部門本位主義嚴重、站在各自的立場考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的正確性。(3)采購監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購監(jiān)控盲點，部門之間推諉扯皮、責任不清、沖突頻繁發(fā)生，影響企業(yè)工作效率。

 

3.采購缺乏計劃性，采購工作比較被動

 

訂單式生產(chǎn)方式使得企業(yè)對顧客需求缺少前瞻性，往往根據(jù)往年的銷售情況、采購經(jīng)驗編排采購計劃。尤其當訂貨周期短、交貨日期較為緊張時，采購部門處于銷售部、生產(chǎn)部“上擠下壓”的尷尬境地，以致在采購價格、采購材料質(zhì)量、采購材料交貨日期等方面在與供應商的談判中缺乏優(yōu)勢，常常因為許多客觀原因?qū)е缕髽I(yè)沒有選擇到合適的供應商。

 

4.采購成本較高

 

中小制造企業(yè)采購成本高有以下幾個原因:(1)企業(yè)采購批次多、采購周期不固定、采購品種多樣化，使企業(yè)難以享受到規(guī)模采購的優(yōu)惠政策，提高了采購成本。(2)企業(yè)對于緊俏的原材料，往往采用提前采購、大量囤積的方法，從而增加了企業(yè)的采購成本，提高了產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價格，削弱了產(chǎn)品在市場上的競爭力。(3)大量采購造成庫存原材料增加，庫存成本加大，企業(yè)經(jīng)營管理成本增加。

 

5.沒有明確的采購策略，不注重供應商關(guān)系管理

 

這方面的具體問題表現(xiàn)為:

 

(1)采購人員缺乏對采購的深層次理解，把采購僅僅看做與供應商之間簡單的“買”和“賣”的關(guān)系，只注重談判、比價、壓價，缺乏對采購需求的分析和對供應商的扶持。

 

(2)中小制造企業(yè)由于采購數(shù)量小、采購周期不穩(wěn)定、采購資金缺乏，因而企業(yè)信譽偏低，對供應商缺乏吸引力。

 

(3)企業(yè)在供應商的選擇上缺乏科學、合理的依據(jù)，缺乏對供應商質(zhì)量的考核和監(jiān)督，導致企業(yè)面臨采購風險，出現(xiàn)采購商品交貨不及時、沒有售后服務、產(chǎn)品數(shù)量和質(zhì)量與采購合同不一致等問題。

 

6.采購人員素質(zhì)低，采購手段落后

 

由于從業(yè)人員每天與金錢、物資打交道，企業(yè)管理者往往選擇自己信得過的人從事采購工作，在用人問題上任人唯親的現(xiàn)象較為普遍。

 

7.采購組織結(jié)構(gòu)不合理,分工不明確, 缺乏采購控制產(chǎn)生混亂現(xiàn)象

 

中小企業(yè)采購組織內(nèi)部缺少詳細的職務分工和職務分析體系,具體工作落實不到位,這種混亂,使采購部門的工作無法正常開展。中小企業(yè)總經(jīng)理為降低成本經(jīng)常越級指揮,使得采購主管夾在中間,權(quán)利不能正常行使。企業(yè)內(nèi)部忽視激勵機制,缺少績效考核,凡事采取高壓政策,導致采購人員沒有積極性,人心渙散,人員流失。各部門之間扯皮,對采購部門支持不夠,在采購信息的傳遞上存在拖延現(xiàn)象。

 

8.缺乏信息技術(shù)支撐，導致采購效率偏低

 

中小企業(yè)由于資金實力有限，雖然很多企業(yè)利用了電子計算機進行企業(yè)管理，但大多沒有引進ERP管理系統(tǒng)進行高效的流程管理，采購信息管理基本處于半手工狀態(tài)，這在很大程度上影響了采購效率。

 

 (一)優(yōu)化采購流程，實現(xiàn)信息共享，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)控。

 

實現(xiàn)采購流程再造，利用現(xiàn)代技術(shù)達到信息共享，改變依靠家族成員來解決問題的狀況，是企業(yè)亟待解決的問題。

 

（一）中小制造企業(yè)可以采用以下策略:

 

1.運用ERP技術(shù)，整合企業(yè)資源

 

ERP系統(tǒng)是對企業(yè)資源的整合，面對的是企業(yè)整個的業(yè)務流程。采購管理是企業(yè)ERP管理的一個環(huán)節(jié)，借助于ERP系統(tǒng)，企業(yè)采購部門可以與業(yè)務部門及時進行信息傳遞，實現(xiàn)物資流、資金流和信息流的集成和共享，從而提高工作效率，減少工作失誤，增強采購信息的透明度。

 

2.加強企業(yè)管理基礎(chǔ)工作，建立健全規(guī)章制度，做到管理規(guī)范化、制度化

 

目前，中小制造企業(yè)實施ERP系統(tǒng)還有一定的困難，主要是:(1)多數(shù)中小制造企業(yè)產(chǎn)品品種多、批量小、生產(chǎn)工序復雜，難以形成規(guī)模化生產(chǎn)。(2)不少企業(yè)基礎(chǔ)工作薄弱、管理人員匱乏、管理不規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準確。(3)企業(yè)業(yè)務流程不清晰，部門間的職責不夠明確，造成ERP系統(tǒng)無法完成指令，影響生產(chǎn)進度和供貨期限。

 

3.努力創(chuàng)建零庫存?zhèn)}庫，實行零庫存采購

 

零庫存采購是指企業(yè)實現(xiàn)零庫存，將庫存功能轉(zhuǎn)移到供應商那里，達到企業(yè)降低庫存成本的目的。零庫存采購還能夠及時發(fā)現(xiàn)物資供應中的廢品，從而追索供應商，保證產(chǎn)品質(zhì)量，減少廢品損失。顯然，零庫存是企業(yè)理想的采購模式，它對企業(yè)管理水平和信息技術(shù)的使用提出了很高的要求，也對企業(yè)與供應商的關(guān)系提出了更高的要求。

 

4.實行采購與倉儲分離管理，強化物資管理

 

目前有些中小企業(yè)將采購和倉儲職能合二為一，組成采購供應部，這種組織形式可以簡化工作程序，減少用工數(shù)量，但其弊端是采購與倉儲保管員之間缺乏監(jiān)控和制約。通過采購與倉儲部門的分離，倉儲部監(jiān)控采購合同中規(guī)定的原材料的采購數(shù)量、到貨時間、產(chǎn)品質(zhì)量;采購部門根據(jù)產(chǎn)品入庫數(shù)量、生產(chǎn)消耗數(shù)量等數(shù)據(jù)，計算出產(chǎn)品庫存數(shù)量，掌握第一手資料，增強采購信息的透明度。

 

（二）優(yōu)化采購技術(shù)手段，降低采購成本。

 

1.開展電子商務采購

 

建立信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)搜集采購信息、了解市場行情，并將企業(yè)需要采購的原材料等信息發(fā)布到網(wǎng)上，實現(xiàn)招標采購，降低采購費用和采購成本，縮短采購周期，提高采購效率。

 

2.實行聯(lián)合、集中采購

 

通過聯(lián)合眾多廠家結(jié)成采購聯(lián)盟，增強與供應商討價還價的能力，實現(xiàn)規(guī)模采購，爭取優(yōu)的采購價格。按貨比三家或就近采購原則，與具備集中供貨能力的供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過大量、集中采購，獲得供應廠家的折讓利益。

 

(三)改變用人觀念，提高采購人員素質(zhì)。

 

人力資源管理的核心思想是要把合適的人員用到合適的崗位上，即要做到人崗匹配。中小制造企業(yè)采購人員的選配同樣需要遵循這樣的原則，即要選拔德才兼?zhèn)涞膯T工擔任此項重要工作。

 

此外，員工素質(zhì)的提高與企業(yè)對員工的培養(yǎng)和管理密切相關(guān)，可以通過產(chǎn)品知識、相關(guān)法規(guī)和電子商務及信息化管理培訓，提高員工的從業(yè)能力和商務談判技巧;同時通過采購流程的規(guī)范化、采購信息的透明化、員工的績效考核等管理手段加強對采購人員的管理和監(jiān)督。

 

（四）認真選擇適合企業(yè)的供應商

 

中小企業(yè)應對需用物資按照物資自然屬性、使用用途等標準進行科學分類，然后根據(jù)不同類別物資和對企業(yè)的重要程度、采購的難易程度和可靠程度，將其劃分為重點、次重點、一般等管理類別，并根據(jù)實際情況，注重對商品質(zhì)量、價格、服務等方面進行事前審核和監(jiān)控。

 

對于重點采購的物資，應嚴格供應商準入制度，對供應商的生產(chǎn)條件、設備狀況、質(zhì)量保證體系、財務指標、銀行信譽、企業(yè)業(yè)績等方面情況進行綜合調(diào)查，并采取科學評價體系，綜合評估供應商的實力，選擇質(zhì)量可靠、價格合理、服務優(yōu)良、信譽良好的供應商，確立其名錄，以降低采購風險。

 

全面掌握公司所有供應商的情況，并對供應商進行相應的資質(zhì)考評，應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案。

 

所謂重要性供應商，即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達到公司接受標準，并與公司有持常性業(yè)務往來的供應商，而一般性供應商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務發(fā)生的供應商。

 

當一般性的供應商因業(yè)務需要而進行持常性往來，且經(jīng)考核符合公司重要性供應商標準后，應轉(zhuǎn)為重要供應商進行檔案管理。

 

供應商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務部聯(lián)合進行。供應商檔案應有編號、詳細地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號等，并定期或不定期更新，由專人負責管理，同時由財務部留存副本。

 

原則上公司采購只選擇重要供應商進行。如果供應商在供應材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題，公司可考慮對其酌情處理，嚴重者終止其業(yè)務往來，并保留追究法律責任的權(quán)利。

 

（五）推行科學采購模式

 

1、推行準時制采購（JIT采購）管理模式

 

推廣和實施準時制采購，可有效利用社會庫存，降低本企業(yè)庫存，甚至可實現(xiàn)本企業(yè)部分物資零庫存的目標。這不僅可以極大提高采購工作效率，降低庫存資金風險，而且可保證物資供應和企業(yè)需求同步化運作。

 

2、實施標準化采購

 

采購產(chǎn)品和物料規(guī)格的標準化，為不同的產(chǎn)品項目或零件使用共同的設計、規(guī)格，或降低訂制項目的數(shù)目，以規(guī)模經(jīng)濟量，達到降低制造成本的目的。

 

3、實施杠桿采購

 

中小企業(yè)應避免各自采購，造成組織內(nèi)不同單位向同一個供應商采購相同零件卻價格不同，但彼此并不知的情形，無故喪失節(jié)省采購成本的機會。應集中擴大采購量，增加議價空間。

 

4、加強內(nèi)部管理

 

（1）中小企業(yè)通過對各環(huán)節(jié)控制，特別是對物資采購招標、合同簽訂、合同履行、質(zhì)量驗收等四個關(guān)鍵點的控制，強化監(jiān)督，以保證不弄虛作假。通過內(nèi)控審計、財務審計、制度考核三管齊下，有效規(guī)范采購行為，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。

 

（2）重要物資集中采購。集中采購是防止采購腐敗、降低采購風險的有效手段。

通過集中采購，可以加大中小企業(yè)在市場進行價格、質(zhì)量、服務談判的籌碼，充分發(fā)揮聯(lián)合優(yōu)勢，提高抗風險能力，限度降低成本，達到效益化目標。

 

（3）加強對采購人員的管理和培訓工作。

 

隨著中小企業(yè)采購模式的不斷進步，物資供應部門需要大量的既懂招投標、合同、法律、市場調(diào)查，又懂材料、設備等行業(yè)知識的復合型人才，只有不斷加強對物資采購人員的培訓，提高其業(yè)務素質(zhì)，才能從根本上避免人為因素造成的采購風險。

 

5、加快物資采購的信息化建設

 

中小企業(yè)應積極嘗試應用電子商務和ERP等先進的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物流、信息流、資金流的統(tǒng)一。在企業(yè)內(nèi)部應努力搭建集錄入、操作、查詢、監(jiān)控等功能為一體的物資采購管理信息網(wǎng)絡平臺，以實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一輸百用，使各采購環(huán)節(jié)有機協(xié)調(diào)和配合起來。通過直觀迅捷的網(wǎng)絡平臺，中小企業(yè)可以加強對采購過程中的監(jiān)控，使采購做到程序化、透明化、規(guī)范化、高效化管理，大大降低采購風險。